15 ganz konkrete Situationen aus dem Sales- und Marketing-Alltag im Mittelstand: Und kreative Ideen von einem erfahrenen B2B-Praktiker, wie Sie sie lösen können
Der Alltag in Vertrieb und Marketing im mittelständischen B2B kann manchmal aufreibend sein – oder auch das Gegenteil davon: Nichts passiert.
Denn einem wirklichen effizienten “Lead Management” stehen dann ganz konkrete Gründe entgegen: Alte IT (oder sollen wir lieber “EDV” sagen?). Gewohnheiten. Falsche Vorstellungen vom Marketing.
In meinen über 25 Jahren Erfahrung als Marketing-Manager und Marketing-Berater im B2B kenne ich diese Situationen nur zu gut – und habe im Laufe der Zeit auch immer wieder Wege gefunden, sie zu überwinden. Diese praktischen Ideen möchte ich hier mit Ihnen teilen. Und wenn Sie weitre Unterstützung brauchen:
Szenario #1: “Unser CRM kann die Lead-Stufen MQL/SAL/SQL technisch gar nicht abbilden”
Die Situation
Sie haben ein älteres CRM-System – vielleicht On-Premise, vielleicht eine Branchenlösung, vielleicht überdimensioniert und starr konfiguriert. Es gibt keine Custom Fields, keine flexiblen Workflows, keine Möglichkeit, Lead-Stufen abzubilden. Alles, was Sie haben: “Kunde” oder “Interessent”. Fertig.
Marketing und Sales reden von modernem Lead-Management – aber technisch können Sie es nicht umsetzen.
Setzen Sie sich mit Marketing und Sales zusammen und definieren Sie klar:
Was ist für uns ein MQL? (z.B. “Kontakt aus Zielbranche mit mind. 2 Content-Interaktionen”)
Was ist ein SAL? (z.B. “MQL, den Sales geprüft und akzeptiert hat”)
Was ist ein SQL? (z.B. “Bestätigter Bedarf, Budget vorhanden, Entscheider bekannt”)
Schritt 2: Mappen Sie auf vorhandene CRM-Strukturen
Ihr CRM kann keine Lead-Stufen? Kein Problem. Nutzen Sie, was da ist:
Lead-Stufe
Mapping im alten CRM
MQL
Status “Interessent” + Quelle = “Marketing” + Tag/Notiz “MQL”
SAL
Status “Kontakt aufgenommen” + verantwortlich = Sales
SQL
Opportunity angelegt (mit Marketing-Attribution im Notizfeld)
Der Trick: Wenn Ihr CRM SQLs nicht als eigene Lead-Stufe kennt, dann sind SQLs bei Ihnen einfach Opportunities mit Marketingbezug. Messen Sie also: “Wie viele Opportunities entstehen aus Marketing-Leads?”
Schritt 3: Arbeiten Sie mit Workarounds
Beispiele aus der Praxis:
Dropdown-Feld “Lead-Quelle”: Marketing / Sales / Partner / Bestand
Checkbox “Marketing qualifiziert”: Ja/Nein
Notizfeld mit Präfix: “[MQL]”, “[SAL]”, “[SQL]” im Kommentarfeld
Kampagnen-Zuordnung: Nutzen Sie das Kampagnenfeld, um Marketing-Leads zu taggen
Excel-Shadow-System (temporär): Wenn gar nichts geht – führen Sie parallel eine Excel-Liste für Reporting, bis Sie ein besseres System haben
Schritt 4: Messen Sie, was wirklich zählt
Am Ende brauchen Sie diese KPIs:
Wie viele Marketing-Leads werden zu Opportunities? (= SQL-Conversion)
Wie viele Marketing-Opportunities werden zu Deals? (= SQL-to-Win)
Wie lange dauert der Weg von Lead zu Kunde? (= Velocity)
Diese Kennzahlen können Sie auch aus “krummen” Datenstrukturen herausziehen – solange die Definitionen klar sind. Hier erfahren Sie mehr zum Thema Lead-Definition
B2B Runner Tipp: Ein CRM-System ist kein Selbstzweck. Es dient dazu, Prozesse abzubilden – nicht Prozesse zu definieren. Wenn Ihr CRM Sie einschränkt: Nutzen Sie kreative Workarounds. Langfristig sollten Sie natürlich ein flexibleres System anstreben. Aber kurzfristig gilt: Lieber ein “unschönes” System, das funktioniert, als ein perfektes System, das niemand nutzt.
Szenario #2: “Marketing und Sales nutzen unterschiedliche Systeme – und es gibt keine Schnittstelle”
Die Situation
Marketing arbeitet in HubSpot (oder Mailchimp, oder Brevo). Sales hat ein altes CRM – vielleicht selbstgebaut, vielleicht eine Branchenlösung. Die Systeme sprechen nicht miteinander. Leads müssen manuell übertragen werden – oder fallen durchs Raster.
Eine “richtige” API-Schnittstelle? Technisch schwierig, teuer, dauert Monate.
Die Lösung: Semi-Automatisierung statt Perfektion
Wenn eine Schnittstelle sehr schwierig ist, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Option 1: Semi-automatische Systeme aufbauen
Alte CRM-Systeme schaffen oft gut CSV-Imports. Deshalb:
Bauen Sie eine Übersetzungsdatei als Google Sheet zwischen Marketing-Automation und CRM
Jemand macht regelmäßig den Daten-Import-Export (idealerweise mehrmals am Tag)
Das ist nicht perfekt – aber ein riesiger Fortschritt gegenüber “gar nichts”
Beispiel-Workflow:
Marketing-Tool exportiert täglich neue Leads als CSV
Google Sheet nimmt CSV auf und mapped Felder automatisch (z.B. “Company” → “Firma”)
Mitarbeiter lädt bereinigte CSV ins CRM hoch
Zeitaufwand: 10-15 Minuten pro Tag
Option 2: Marketing-Automation als temporäres Sales-Tool ausbauen
Statt Leads ins alte CRM zu zwingen:
Bauen Sie das Marketing-Automation-System mit Vertriebszugang aus
Sales arbeitet dort, bis der Lead zum tatsächlichen CRM-Kontakt wird (= Opportunity/Kunde)
Erst dann erfolgt der Transfer ins “echte” CRM
Das funktioniert besonders gut, wenn Ihr Marketing-Tool bereits CRM-Features hat (wie HubSpot, Brevo, Pipedrive).
Screenshots für mögliche Übergabedateien für Leads in Google Sheets
B2B Runner Tipp: Perfektion ist der Feind des Guten. Ein halbautomatischer Prozess, der läuft, ist besser als eine perfekte Schnittstelle, die in 6 Monaten vielleicht kommt. Starten Sie pragmatisch – optimieren Sie später.
Szenario #3: “Sales lehnt 80% der Leads ab – aber dokumentiert nicht warum”
Die Situation
Marketing übergibt Leads an Sales. Sales schaut drauf, sagt “passt nicht” – und löscht oder ignoriert den Lead. Keine Begründung, kein Feedback, keine Lernkurve.
Marketing weiß nicht, was falsch läuft. Sales beschwert sich weiter über schlechte Lead-Qualität. Ein Teufelskreis.
Die Lösung: Regelmäßiges Lead-Review etablieren
Schritt 1: Wöchentliches Meeting mit Sales
Führen Sie ein wöchentliches Lead-Review-Meeting (30-45 Minuten) ein:
Gehen Sie die Leads der Woche durch – Stück für Stück
Lauf-Metapher vom B2B Runner: Sie würden auch nicht bei einem Marathon starten und sofort Ihr Tempo von Kilometer 35 laufen. Sie müssen sich warm laufen, ein Gefühl für die Strecke bekommen. Genauso ist es mit dem Lead-Feedback: Beginnen Sie langsam, aber konsequent. Die Geschwindigkeit kommt von selbst.
Szenario #4: “Wir generieren Messe-Leads – aber erst Wochen später werden sie ins CRM eingetragen”
Die Situation
Das Team kommt von der Messe zurück mit 50, 100, 200 Visitenkarten. Die landen auf Schreibtischen, in Schubladen, in Jackentaschen. Bis die ins CRM eingetippt sind, vergehen Wochen.
Der heiße Lead ist längst kalt – oder hat beim Wettbewerber gekauft.
Die Lösung: Zwei-Klassen-System + Geschwindigkeit vor Perfektion
Perspektivwechsel #1: Nicht jede Visitenkarte ist ein Lead
Wirklich: Nicht jede Visitenkarte am Messestand für einen Gratis-Kuli ist ein Lead.
Für diese kalten Massen-Kontakte sollten Sie schon im Vorhinein eine Automations-Strecke aufbauen:
Newsletter-Opt-in auf der Messe anbieten
Nach Messe: Automatische Begrüßungs-Mail mit weiterführenden Inhalten
Das geht mit jedem E-Mail-Tool und sollte schnell gehen
Perspektivwechsel #2: Hot Leads sofort erfassen
Die verkaufsrelevanten Leads für den Vertrieb priorisieren:
Ideal: Leads schon auf der Messe digital eintragen (direkt im CRM via Tablet/Smartphone)
Wenn das zu schwierig ist: Echte “Hotline” einrichten
Vertrieb vor Ort macht Handy-Fotos von den Visitenkarten der wichtigen Kontakte
Schickt diese an eine Inhouse-Person (kann auch Praktikant oder Werkstudent sein) zum Nachpflegen
Ziel: Leads sind noch am selben Tag im System
Der entscheidende Punkt: Mindset ist wichtiger als Technik.
Es geht nicht um die perfekte Messe-App. Es geht darum, dass Ihr Team versteht: Ein heißer Lead, der eine Woche wartet, ist ein kalter Lead.
B2B Runner Tipp: Investieren Sie vor der Messe genügend Zeit in das Team-Briefing -und zwar nicht (nur) zu Stand-Design, Dress Code & Co: Klären Sie: Was ist ein Hot Lead? (= sofort erfassen) Was ist ein Cold Lead? (= in Automation) Und wer ist verantwortlich für die Nachbereitung? Das verhindert Chaos im Nachgang.
Szenario #5: “Der Geschäftsführer verteilt Leads persönlich an Sales – am CRM vorbei”
Die Situation
Der Chef hat gute Kontakte, spielt Golf mit Entscheidern, kennt “jemanden, der jemanden kennt”. Und gibt diese Leads direkt an Sales weiter – per Telefon, per Mail, beim Gang über den Flur.
Das CRM? Wird umgangen. Marketing erfährt davon nichts. Reporting? Unmöglich.
Die Lösung: Kulturwandel statt Zwang
Das ist schwierig – und betrifft das ganze Feld der Schatten-Opportunities im CRM: Leads, die beim Vertrieb “köcheln”, aber nicht dokumentiert sind.
Schritt 1: Diplomatisch beim Geschäftsführer Stellung beziehen
Marketing muss hier aktiv werden:
Bitten Sie den GF, künftige Leads im Marketing abzugeben bzw. ins CRM einzutragen
Erklären Sie den Nutzen: “Wir können nur optimieren, was wir sehen”
Oft hilft: “Wenn wir wissen, welche Ihrer Leads zu Kunden werden, können wir mehr solcher Leads generieren”
Schritt 2: CRM-Mindset aufbauen
Schwieriger ist das Sales-Verhalten, vieles nicht zu dokumentieren. Königswege gibt es hier nicht.
Hier zählt der gemeinsame Aufbau eines Mindsets: Das CRM als Tool zum Erfolg sehen – nicht als Datenablage à la Excel oder als Kontrollinstrument.
Erfolge sichtbar machen: Zeigen Sie Fälle, wo gute CRM-Dokumentation zu Abschlüssen geführt hat
Kontinuierliches Einfordern: Durch Vorgesetzte und GF – aber nicht als Vorwurf, sondern als “Das hilft uns allen”
Geduld haben: Kulturwandel braucht Zeit
B2B Runner Tipp: Das ist ein Kulturproblem, keine Frage der Tools. Und Culture ändert sich nicht über Nacht. Bleiben Sie dran – auch wenn es frustrierend ist. Der Wandel kommt, wenn die Vorteile spürbar werden.
Szenario #6: “Wir haben keine Marketing-Automation, und Sales hat keine Zeit für manuelles Nurturing”
Die Situation
MQLs kommen rein. Sales versucht sie einmal zu erreichen – klappt nicht. Lead wird liegengelassen.
Nurturing? “Dafür haben wir keine Zeit.” Marketing-Automation? “Zu teuer, zu komplex.”
Ergebnis: Leads versanden nach dem ersten Kontaktversuch.
Die Lösung: Willkommens-Automation als Sicherheitsnetz
Perspektivwechsel: Marketing-Automation sollte sein – und zwar für ALLE Leads
Fahren Sie doppelt, sozusagen als Sicherheitsnetz:
Nicht erst eine Automation triggern, wenn der Vertrieb den Lead ablehnt (zu kompliziert, schwierig einzurichten)
Sondern grundsätzlich Willkommens-Strecken für alle neuen Kontakte aufbauen
Das schafft JEDES Unternehmen – versprochen. Und wenn die erste automatische Antwort beim Kunden zunächst die Info über persönliche Ansprechpartner ist – dann ist allen schon geholfen.
Der Clou: Alternative Kommunikationswege anbieten
In diesen Begrüßungen sollten Sie alternative Kontaktwege zum Vertrieb anbieten – zum Beispiel:
WhatsApp (ein sehr unterschätzter Kanal in B2B!)
LinkedIn-Direktnachricht
Rückruf-Service auf der Website als einfaches Formular
Terminbuchungs-Link (Calendly, Microsoft Bookings – in Ihrer Microsoft-Lizenz meist schon enthalten, Hubspot Meetings, Brevo Scheduler, …)
Chatbot auf der Website
Machen Sie es dem Lead so einfach wie möglich, mit Ihnen in Kontakt zu treten.
Noch mehr Ideen gefällig? Viele meiner Kunden sagen zu mir: “Gilbert, Idee bitte.”
B2B Runner Tipp: Willkommens-Automation ist kein “nice to have”, sondern ein Muss. Selbst wenn Sales jeden Lead sofort bearbeitet – die Automation läuft parallel als Backup. Und wenn der Lead nicht erreicht wird? Die Automation hält den Kontakt warm. Versetzen Sie sich auf jeden Fall in die Situation des Kunden: Was würden SIE an dieser Stelle nach Abschicken der Anfrage erwarten?
Szenario #7: “Sales sagt: ‘Die Leads von der Website sind nichts wert’ – aber prüft sie nicht systematisch”
Die Situation
Vorurteil statt Fakten. Sales hat mal drei schlechte Website-Leads bekommen und hat jetzt die pauschale Meinung: “Website-Leads taugen nichts.”
Leads werden gar nicht erst richtig angeschaut. Self-fulfilling prophecy.
Die Lösung: Marketing kämpft für die eigenen Leads
Ganz klar: Marketing muss am Ball bleiben. Lead für Lead.
Das sind die Leads, die wir als Marketer mit Mühen erzeugt haben. Und da sollten wir auch einen Lernansatz machen:
Nicht behaupten: “Alle unsere Leads sind gut”
Sondern fragen: “Wie können wir die passenden Leads liefern?”
Und allein aus diesem Grund brauchen wir Feedback.
Wieder der Vorschlag: Wöchentliche Lead-Meetings
Gehen Sie die Website-Leads durch
Zeigen Sie, wo Sales vielleicht zu schnell geurteilt hat
Zeigen Sie aber auch, wo Marketing daneben lag
Ein bisschen Zuckerbrot und Peitsche
Spüren lassen, dass jemand drauf schaut
Idealerweise Rückendeckung von der Geschäftsführung holen
Wenn das nicht geht: Dann machen Sie es erst mal alleine
Das Ziel: Sales soll verstehen, dass es sich lohnt, Website-Leads eine Chance zu geben. Und Marketing lernt, bessere Leads zu liefern.
Lauf-Metapher: Beim Laufen gibt es diesen Moment, wo Sie denken: “Ich kann nicht mehr.” Aber Sie wissen auch: Wenn Sie jetzt weitermachen, durchbrechen Sie die Mauer. Genauso ist es hier. Bleiben Sie dran – auch wenn Sales anfangs abwinkt. Die Durchbruchsmomente kommen.
Szenario #8: “Unser Lead-Scoring-Modell existiert nur in Excel – und niemand nutzt es”
Die Situation
Jemand hat sich Mühe gegeben, ein Lead-Scoring-Modell zu entwickeln. Schöne Excel-Tabelle, durchdachte Punkteverteilung.
Aber: Zu komplex für den Alltag. Niemand hat Zeit, das manuell auszufüllen. Das Modell verstaubt.
Die Lösung: Iterativ statt perfektionistisch
Das Excel-Modell als North Star, nicht als Day-1-Realität
Nehmen Sie das Modell als Zielbild – aber starten Sie Schritt für Schritt:
Fragen Sie sich:
Welche Informationen können wir JETZT einfach erfassen?
Was ist manuell machbar – ohne dass es jemand nervt?
Was können wir später automatisieren?
Mit dieser Basis schon mal starten. Besser als nichts.
Beispiel:
Monat 1: Erfassen Sie nur “ICP-Fit Ja/Nein” und “Quelle”
Monat 2: Fügen Sie “Content-Downloads” hinzu
Monat 3: Tracken Sie “Website-Besuche in den letzten 30 Tagen”
Monat 4: Automatisieren Sie das erste Mal (z.B. via Marketing-Automation-Tool)
Mit jedem Monat Scoring lernen Sie dazu und können das Modell erweitern.
B2B Runner Tipp: Besser ein einfaches Scoring, das genutzt wird, als ein komplexes, das verstaubt. Starten Sie mit 3-5 Kriterien – nicht mit 20. Und fragen Sie Sales: “Würde euch das helfen?” Wenn ja: Go. Wenn nein: Anpassen. Und am Anfang gilt sowieso: Die Lead-Zahl ist meist recht überschaubar, und Scoring geht oft manuell. Skalieren kann man immer, anfangen nur jetzt!
Hier erfahren Sie mehr über das Thema Lead-Scoring
Szenario #9: “Leads aus unterschiedlichen Quellen haben unterschiedliche Datenqualität”
Die Situation
Messe-Leads haben vollständige Firmendaten. Website-Leads nur E-Mail-Adresse. LinkedIn-Kontakte vielleicht Name + Firma, aber keine Telefonnummer.
Sales beschwert sich: “Damit kann ich nicht arbeiten.” Und lehnt Leads ab, bevor überhaupt recherchiert wurde.
Die Lösung: Lead-Definition als Qualitäts-Filter
Hier setzt die Lead-Definition an:
Ein Lead ohne ausreichende Daten ist kein qualifizierter Lead – weil er den Definitionen und Zielen von MQL/SQL nicht entspricht.
Heißt:
Definitionen gerade rücken: Was braucht ein Lead mindestens, um als MQL zu gelten?
Lead-Quellen überprüfen: Schauen Sie, ob Sie die verschiedenen Quellen anpassen können (z.B. Website-Formular erweitern)
Passen die Quellen überhaupt zum ICP? Vielleicht sind LinkedIn-Kontakte ohne Telefonnummer einfach nicht die richtige Quelle für sofortige Sales-Kontakte
Und dann: “Falsche” Leads nicht übergeben
Leads mit unvollständigen Daten bleiben im Marketing-Nurturing – und werden NICHT an Sales übergeben.
Less is more: Lieber 20 gute Leads mit vollständigen Daten als 100 unvollständige Leads, die Sales frustrieren.
B2B Runner Tipp: Definieren Sie “Mindestanforderungen” für die Lead-Übergabe. Z.B.: “Vorname, Nachname, Firma, E-Mail, Telefon, Branche”. Alles darunter bleibt bei Marketing. Das schafft Klarheit – und verhindert Frust auf beiden Seiten.
Sales jagt nur den SQLs hinterher – den Leads, die “jetzt sofort kaufen wollen”. MQLs (frühe Phase, noch nicht kaufbereit) werden ignoriert.
Niemand fühlt sich verantwortlich. Marketing sagt: “Das ist doch Sales’ Job!” Sales sagt: “Die sind noch nicht reif.”
Die Lösung: Incentives verstehen + Marketing übernimmt Nurturing
Das ist eigentlich das gute Recht vom Vertrieb.
Das passt ins eher taktische Geschäftsmodell. Schließlich werden die meisten Vertriebler nach Provision bezahlt – und zwar für Abschlüsse, nicht für “Lead-Pflege”.
Sales jagt heiße Leads = rationales Verhalten.
Langfristig: Sales-Ziele intelligenter machen
Im größeren Rad sollte Marketing mit Sales daran arbeiten, die Sales-Ziele insgesamt “intelligenter” zu machen:
Nicht nur Abschlüsse incentivieren
Sondern auch Pipeline-Aufbau, Qualifizierung, langfristige Beziehungen
Das ist aber eine strategische Diskussion mit der Geschäftsführung.
Kurzfristig: Marketing übernimmt MQL-Nurturing
Praktisch heißt das:
Sprechen Sie die Leads mit Sales durch
Schauen Sie, ob es Sinn macht, dass Marketing für unbearbeitete Leads Automationen entwickelt
Verstehen Sie, warum der Vertrieb diese Leads nicht will – dann können Sie den Prozess anpassen
MQLs bleiben bei Marketing, bis sie “sales-ready” sind.
B2B Runner Tipp: Kämpfen Sie nicht gegen die Natur des Vertriebs. Arbeiten Sie mit ihr. Wenn Sales nur heiße Leads bearbeiten will – okay. Dann ist es Marketings Job, Leads “heiß zu machen”. Durch Nurturing, durch Content, durch Retargeting.
Szenario #11: “Es gibt keine Vereinbarungen mit dem Vertrieb – und wenn Sales nicht reagiert, passiert… nichts”
Die Situation
Marketing übergibt Leads. Sales reagiert – oder auch nicht. Keine Reaktionszeit-Vereinbarungen, keine Konsequenzen, keine Verbindlichkeit.
Marketing ist frustriert. Sales fühlt sich nicht verpflichtet.
Die Lösung: Dranbleiben, auch nach 100 Misserfolgen
Das ist die Situation in unendlich vielen Firmen.
Insbesondere Marketingleiter sind frustriert, weil sie schon viele Anläufe unternommen haben – und nichts passiert ist.
Aber: Man muss weiter dran bleiben.
Warum?
Das Pendel schwingt immer weiter in Richtung Marketing. Das Kundenverhalten ändert sich in B2B dramatisch:
Kunden informieren sich selbst (70% der Buyer Journey vor Sales-Kontakt)
Content schlägt Cold Calls
Digital schlägt analog
Und Sales spürt das auch – in den meisten Fällen.
Untätigkeit ist oft einfach ein Abwehrreflex. Eine Unsicherheit, wie man mit der neuen Realität umgehen soll.
Es ist unsere Verantwortung, dran zu bleiben – auch wenn wir schon 100 Mal gescheitert sind.
Was hilft:
Kleine Erfolge sichtbar machen (“Dieser Marketing-Lead ist Kunde geworden – 50.000 € Deal”)
Peer Pressure nutzen (erfolgreiche Vertriebler als Vorbilder)
Wenn gar nichts geht: Externe Hilfe holen (z.B. die “Beziehungswerkstatt Marketing-Sales”)
Lauf-Metapher: Jeder Marathonläufer kennt die Kilometer 30-35. Die “Mauer”. Der Punkt, wo Sie aufgeben wollen. Aber Sie wissen auch: Dahinter kommt der zweite Wind. Genauso ist es hier. Bleiben Sie dran. Der Durchbruch kommt – wenn Sie nicht aufgeben.
Szenario #12: “Marketing weiß nicht, was aus ihren Leads wird – Sales gibt kein Feedback”
Die Situation
Blackbox Sales. Marketing übergibt Leads und hört dann… nichts.
Wurden sie kontaktiert? Abgelehnt? Zu Kunden? Keine Ahnung. Conversion Rates? Unbekannt. Optimierung? Unmöglich.
Die Lösung: Der “fiese Trick” – Transparenz als Druckmittel
Wenn kein Feedback da ist, veröffentlicht Marketing Monatsreports, in denen diese schwarzen Löcher klar sichtbar sind – und streut diese weiträumig.
Beispiel-Report:
“47 Leads an Sales übergeben – Status unbekannt”
“12 Leads seit 3 Wochen ohne Kontaktversuch”
“23 Leads: Kein Feedback zu Ablehnungsgrund”
Verteiler: Geschäftsführung, Sales-Leitung, Marketing-Team, idealerweise auch weitere Stakeholder.
Die Reaktionen werden umwerfend sein… versprochen!
Sie brauchen einen Sparrings-Partner für diese Form des “internen” Guerilla-Marketings?
Sales fühlt sich beobachtet (positiver Peer Pressure)
Geschäftsführung sieht die Lücken
Es entsteht ein natürlicher Druck, die Datenlücken zu schließen
Wichtig: Das ist kein “Anprangern”, sondern Transparenz schaffen. Formulieren Sie neutral: “Wir wissen es nicht – und würden gerne lernen.”
B2B Runner Tipp: Kombinieren Sie das mit positiven Beispielen. “5 Leads wurden zu Kunden – vielen Dank ans Sales-Team!” So zeigen Sie, dass es nicht um Schuldzuweisung geht, sondern um gemeinsamen Erfolg.
Szenario #13: “Leads werden doppelt erfasst, weil mehrere Mitarbeiter parallel Kontakt aufnehmen”
Die Situation
Der peinliche Moment: Ein Lead wird von zwei verschiedenen Vertrieblern angerufen. Oder Marketing schickt eine automatische Mail, während Sales gerade persönlich telefoniert hat.
Chaos. Unprofessionell. Führt zu Vertrauensverlust beim Lead.
Die Lösung: Entschuldigen + Prozesse klären
Schritt 1: Sofort beim Kunden entschuldigen
Das kommt besser an, als man denkt. Zeigt, dass Sie es ernst nehmen. Egal, ob Marketing oder Vertrieb – jemand muss den Lead anrufen und sagen:
“Es tut uns leid, dass Sie doppelt kontaktiert wurden”
“Wir optimieren gerade unsere Prozesse”
“Können wir das irgendwie wiedergutmachen?”
Schritt 2: Prozesse klären – aber keine Mega-Workshops
Setzen Sie sich in kleinen Runden zusammen (Marketing + betroffene Sales-Mitarbeiter):
Schauen Sie sich die konkreten Abläufe an
Fragen Sie: “Wie ist das passiert? Was können wir ändern?”
Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten (“Wer kontaktiert wann?”)
Kein 50-Seiten-Prozessdokument. Sondern: Reden hilft.
Automatische Benachrichtigungen (“Lead wurde bereits kontaktiert”)
Lead-Zuweisungsregeln im CRM
B2B Runner Tipp: Das passiert. Auch in den besten Unternehmen. Entscheidend ist nicht, dass es nie passiert – sondern wie Sie damit umgehen. Entschuldigung + schnelle Lösung = der Lead verzeiht Ihnen. Ignorieren oder Ausreden = der Lead ist weg.
Szenario #14: “Unser ICP existiert nur als PowerPoint-Folie – aber niemand wendet ihn an”
Die Situation
Es gibt ein schönes ICP-Dokument. Wurde mal in einem Workshop erarbeitet. Steht im Sharepoint.
Aber im Alltag? Sales nimmt jeden Lead, der nicht bei drei auf dem Baum ist. Marketing generiert Leads nach dem Gießkannenprinzip. Der ICP ist Theorie – die Praxis sieht anders aus.
Die Lösung: Role Models statt Top-Down-Ansagen
ICP-Ignoranz ist oft Verzweiflung.
Gerade wenn die Geschäfte schlecht laufen oder bei einzelnen Vertrieblern mit Pipeline-Schwierigkeiten. Dann nimmt man jeden Lead – egal, ob er passt.
Die Lösung: Bottom-up statt Top-down
Tipp für Marketer: Sucht euch Partner im Vertrieb
Vertriebler, bei denen es gut läuft
Vertriebler, bei denen ihr Potenzial seht
Nehmt diese als Role Models
Zeigt immer wieder, was sie machen:
“Schaut mal, Thomas hat mit ICP-konformen Leads 3 Abschlüsse gemacht”
“Sabine fokussiert sich auf Maschinenbauer 100-500 MA – und ihre Pipeline ist voll”
Lasst diese Vertriebler mit ihren Peers direkt wirken:
B2B Runner Tipp: Menschen lernen von Menschen, nicht von PowerPoint. Wenn Sie wollen, dass der ICP gelebt wird, brauchen Sie Vorbilder im Team – keine Management-Ansagen.
Szenario #15: “Der Einkauf blockt neue Tools – ‘zu teuer, zu komplex, brauchen wir nicht'”
Die Situation
Marketing will Marketing-Automation einführen. Lead-Scoring-Software. Bessere CRM-Integration.
Aber: Der Einkauf (oder die IT, oder die Geschäftsführung) blockt. “Zu teuer.” “Zu komplex.” “Das alte System reicht doch.”
Budget? Fehlanzeige.
Die Lösung: Klein starten + sich selbst beweisen
Kann ich verstehen!
Und oft muss ich auch sagen: Der Spend für IT ist viel zu hoch. Viele Unternehmen haben zu viele Tools, die niemand nutzt.
Aber: Marketing-Automations-Tools beim Einstieg sind nicht teuer.
Die Strategie:
Schritt 1: Sucht euch ein gutes, sicheres Tool
DSGVO-konform
Europäischer Anbieter (oder mit EU-Servern)
Das eure Anforderungen erfüllt
Beispiel: Brevo (ehemals Sendinblue) – günstig, solide, wächst mit
Schritt 2: Nutzt es erstmal als “Prototypen”
Das ist auch wichtig, um es in die Organisation zu bringen:
“Wir testen das mal 3 Monate”
“Kostet uns 50 € im Monat – das Risiko ist überschaubar”
“Wenn es funktioniert, skalieren wir”
Ihr werdet sehen: Es wird sich auszahlen und wachsen.
Schritt 3: Erfolge zeigen – dann Budget beantragen
Nach 3-6 Monaten:
Zeigt die Erfolge (“200 Leads automatisch genurtured”, “10 Leads zu Kunden geworden”)
Dann beantragt ihr das Budget für die nächste Stufe
Vorsicht bei HubSpot: Günstiger Einstieg, aber die Lizenzkosten steigen manchmal sehr schnell an. Achtet auf die Preissprünge bei mehr Kontakten.
B2B Runner Tipp: Manchmal muss man sich das Budget selbst verdienen. Startet klein, zeigt Erfolge, dann kommt das Geld. Und: Der Einkauf ist nicht euer Feind – er hat nur andere Prioritäten. Holt ihn mit ins Boot, zeigt den Business Case.
Fazit: Lead-Management ist Handwerk, keine Raketenwissenschaft
Nach 15 Szenarien wird eines klar: Lead-Management scheitert selten an fehlenden Tools oder fehlendem Wissen. Es scheitert an fehlender Umsetzung.
Die gute Nachricht: Sie brauchen keine perfekten Systeme. Sie brauchen funktionierende Prozesse.
Was wirklich zählt:
Gemeinsame Definitionen – Marketing und Sales müssen die gleiche Sprache sprechen
Kleine Schritte – Lieber semi-automatisch starten als auf die perfekte Lösung warten
Dranbleiben – Kulturwandel braucht Zeit, aber er kommt
Erfolge feiern – Zeigt, was funktioniert, nicht nur, was nicht klappt
Und vor allem: Mindset vor Tools.
Ein CRM, das nicht genutzt wird, ist wertlos. Ein Excel-Sheet, das täglich gepflegt wird, ist Gold wert.
Finale Lauf-Metapher: Lead-Management ist wie ein Langstreckenlauf. Es gibt keine Abkürzung. Keine magische Technik, die Sie in 10 Minuten zum Ziel bringt. Aber wenn Sie einen Fuß vor den anderen setzen, konsequent weitermachen, nicht aufgeben – dann kommen Sie an. Marketing und Sales gemeinsam. Über die Ziellinie. Als Team.
Nächste Schritte: Wie geht es weiter?
Sie erkennen Ihr Unternehmen in mehreren dieser Szenarien wieder? Perfekt. Das ist normal.
Die Frage ist: Wo fangen Sie an?
Meine Empfehlung:
Wählen Sie EIN Szenario aus, das Sie am meisten schmerzt
Setzen Sie EINE Maßnahme um (nicht zehn)
Geben Sie sich 4 Wochen – dann evaluieren Sie
Dann das nächste Szenario
Sie wollen dabei Unterstützung?
Als B2B Runner habe ich dutzende Unternehmen durch genau diese Situationen begleitet. Vom Chaos zu funktionierenden Prozessen. Von Frust zu messbaren Erfolgen.
Lassen Sie uns über Ihre konkrete Situation sprechen:
Welches Szenario trifft bei Ihnen am härtesten?
Was haben Sie schon versucht – und was hat nicht funktioniert?
